L’établissement d’un cahier de charges est une étape cruciale dans le cadre de la sous-traitance de votre logistique. Il s’agit de mettre à plat vos besoins, et vos exigences en termes de performance et de qualité. Cet appel d’offres se doit effectivement d’être établi avec grand soin. Plus le document est détaillé, plus vous aurez de chances de dénicher le sous-traitant qu’il vous faut. D’ailleurs, un cahier de charge suffisamment clair vous permettra de négocier efficacement les conditions de votre contrat de collaboration. Découvrez dans cet article les conseils pour bien le rédiger.
Présentez votre entreprise
En tant que donneur d’ordre, vous devez présenter votre entreprise à votre société sous-traitante. Pour cela, vous devrez répondre aux questions suivantes :
- Quel est votre secteur d’activité ?
- Quelle est la taille de votre entreprise ?
- Quelle est votre part de marché ?
- Dans quel pays, région ou ville opère votre entreprise ?
- Comment s’organise votre organigramme ?
Votre futur collaborateur a effectivement besoin d’en savoir plus sur votre entreprise, car il va devenir un maillon de votre activité.
Décrivez votre système logistique actuel
Le sous-traitant logistique doit également connaître l’état actuel de votre système logistique. Voici quelques éléments que vous devez inclure dans votre cahier de charges :
- l’estimation approximative de votre stock,
- le nombre de commandes (journalier, hebdomadaire ou mensuel),
- le nombre de palettes transportées,
- le poids et la dimension des colis.
Ces informations permettront au sous-traitant de se faire une idée de la place que la logistique occupe au sein de votre entreprise.
Décrivez le projet et vos objectifs
Afin de mieux rappeler au prestataire logistique son obligation de résultat, il est important de lui faire part de vos objectifs. De plus, vous devez présenter clairement les services à sous-traiter et le calendrier d’exécution.
Quel est votre objectif ?
Si vous envisagez de sous-traiter votre logistique, c’est que vous avez un objectif précis à atteindre. Parlez-en à votre futur partenaire logistique. Étant unique, votre activité pourra aussi impliquer des contraintes spécifiques en termes de qualité, de planning et de réglementations. Vous devez également lui en faire part. De cette manière, le prestataire pourra facilement évaluer ses capacités à satisfaire vos besoins. Étant spécialiste en logistique, il pourra aussi, si nécessaire, vous aider à définir des objectifs plus réalistes.
Quels sont les services à sous-traiter ?
Votre sous-traitant logistique doit connaître clairement ce que vous attendez de lui, ce qu’il va faire dans votre entreprise. Vous devez alors présenter en détail les services à externaliser. Pour cela, il faut préciser les points suivants :
- réception et identification des commandes,
- préparation de commandes,
- stockage (palettes ou en colis),
- gestion de retours.
Bien sûr, ces points sont à détailler suivant les spécificités de votre activité et de vos besoins réels.
Présentez le calendrier d’exécution
La planification est une étape importante lors de la rédaction d’un cahier de charges. Pour que la collaboration se déroule comme prévu, vous devez indiquer dans ce document un calendrier d’exécution précis, clair et surtout daté. Ce calendrier inclut non seulement les dates d’échéances, mais également les étapes que votre partenaire logistique devra respecter durant son intervention.
Restructurez votre système logistique
La sous-traitance de votre logistique est un changement qui va affecter directement votre organigramme. Votre futur collaborateur a effectivement besoin de connaître la restructuration de votre système logistique actuel pour mener à bien ses missions. Pour cela, il est important de définir les points suivants :
- les services touchés par le changement de fonctionnement logistique,
- le nombre de personnels mobilisés et les départements affectés.
Prévoyez donc un organigramme correspondant à votre nouveau système logistique. Il faut aussi mettre en place un plan de reconversion de personne affectée par cette restructuration. Par ailleurs, la communication interne doit rester fluide. Pour cela, il peut être judicieux de revoir votre processus de communication.
N’oubliez pas les clauses juridiques
Les clauses juridiques permettent de préciser les obligations et les responsabilités de chaque partie. Le sous-traitant a, entre autres, une obligation de résultat. Il doit vous fournir les prestations prédéfinies suivant le calendrier d’exécution préalablement fixé. En tant que donneur d’ordre, vous êtes tenu de mettre à sa disposition tout ce qu’il lui faut pour accomplir ses missions. Vous devez ensuite payer le prix de ses services suivant les modalités de paiement convenues.
Le document doit aussi stipuler les clauses juridiques en cas de litiges, notamment :
- les sanctions en cas de non-respect de calendrier d’exécution,
- les sanctions en cas de non-respect des modalités de paiement,
- les tribunaux compétents en cas de litige.
Bien sûr, tous ces éléments doivent être définis en détail dans le contrat de sous-traitance avant de commencer la collaboration.
Avec un cahier de charge précis et détaillé, votre futur collaborateur pourra établir un devis correspondant à vos attentes. Pour trouver un sous-traitant capable de proposer les prestations les plus adaptées à vos besoins spécifiques, fiez-vous à notre service de sous-traitance. Pour demander gratuitement un devis, cliquez ici.