Pour de nombreuses entreprises, la logistique constitue un pilier incontournable dans le bon fonctionnement de leur structure. De plus, un service logistique efficace reste primordial afin d’améliorer la satisfaction client. Cela permet d’ailleurs d’améliorer la qualité de service et ainsi de se démarquer de la concurrence. Ce domaine mérite donc une attention toute particulière. C’est pourquoi de plus en plus de sociétés ont recours à la sous-traitance de la logistique. Cette solution permet de profiter de l’expertise du prestataire logistique. Pour vous aider dans cette démarche, découvrez ci-dessous les règles d’or d’une collaboration gagnante.
Élaborer un cahier de charges rigoureux
En tant qu’entreprise donneuse d’ordre, vous avez l’obligation de tout mettre en œuvre pour que votre sous-traitant puisse réaliser correctement sa mission. Vous devez lui expliquer clairement toutes les consignes à respecter. Ce faisant, il faut élaborer un cahier de charge rigoureux vous permettant de définir le contexte, les objectifs, l’ampleur et la nature du projet.
Le but de ce cahier de charges est de déterminer les contours de la mission afin d’orienter le sous-traitant de façon structurée. De quoi garantir un résultat conforme à vos attentes. Il vous permet également de définir avec précision vos réels besoins. Ainsi, il vous sera plus facile de cibler le prestataire possédant les compétences et les savoir-faire requis.
La question de planning peut aussi être source de conflit dans le cadre de la sous-traitance. Pour éviter cela, il faut préciser dans le cahier de charges les dates du début et de fin de l’intervention du sous-traitant. Effectivement, les deux parties doivent se mettre d’accord sur l’échéance.
Dénicher le bon sous-traitant
La deuxième règle d’or pour assurer la réussite d’une sous-traitance, c’est de choisir avec soin le prestataire avec qui collaborer. Pour la sélection, le tarif est loin d’être le seul critère à prendre en compte. Vous devez rechercher avant tout la fiabilité.
Vérifiez le nombre d’années d’existence et les expériences de chaque candidat. Réclamez plusieurs références pour les mêmes missions similaires à la vôtre. N’hésitez pas non plus à demander le nom et le contact de ses anciens clients ou partenaires pour connaître leurs avis. Vous pouvez en profiter pour demander plus d’informations sur ses habitudes de travail, le respect des échéances et la qualité de son service. Pour vous faire une idée de la réputation du prestataire, regardez son portfolio et ses réalisations.
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Bien s’entendre sur le prix et les modalités de paiement
Le coût d’une sous-traitance de logistique varie selon de nombreux facteurs. Il dépend notamment de la nature du projet, de son ampleur, de sa complexité et de la durée d’intervention du sous-traitant. De plus, chaque prestataire peut proposer des prix différents, pour une même mission, selon sa politique de prix, son année d’existence et sa réputation. Il est donc important de bien négocier et de trouver un terrain d’entente avant la signature du contrat de sous-traitance.
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Une fois le tarif défini, il convient aussi de se mettre d’accord en ce qui concerne les modalités de paiement. Vous pouvez décider ensemble d’acquitter la somme en une seule fois, soit au terme de l’opération, ou de la verser en plusieurs fois avec une échéance précise.
Ne pas négliger le contrat de sous-traitance
Le contrat de sous-traitance est un document officiel qui définit le lien vous unissant à votre sous-traitant. Il permet de sécuriser et de cadrer les relations entre les deux parties. Sa rédaction ne doit donc pas être prise à la légère.
Ainsi, le contrat de sous-traitance doit préciser de façon détaillée :
- l’ensemble des missions confié au sous-traitant,
- la durée du contrat de sous-traitance,
- les modalités d’exécution de la mission (calendrier),
- le prix de la prestation et les modalités de paiement,
- les obligations du sous-traitant,
- les obligations du donneur d’ordre,
- les modalités de rupture du contrat de sous-traitance,
- les modalités de résiliation du contrat,
- la gestion des litiges.
Selon l’envergure du projet, il peut être vigilant de faire analyser le contenu du contrat de sous-traitance par un expert en la matière, comme un avocat. Lorsque les deux parties sont prêtes à s’engager définitivement, elles doivent signer le document.