Le déménagement ne nécessite généralement qu’un seul prestataire. Cependant, du fait de la complexité de l’opération ou en cas d’imprévus, il est possible pour l’entreprise contractante de sous-traiter certaines tâches. Avant toute décision, vous devez prévenir votre client et obtenir son accord. Dans tous les cas, vous demeurez le seul responsable vis-à-vis de votre client. En cas de préjudice, c’est vous qui êtes obligé de l’indemniser. Il est donc judicieux de bien choisir votre société sous-traitante. Le point dans cet article.
Rédiger un cahier de charges : une étape primordiale
Avant de vous mettre en quête d’un sous-traitant de déménagement, il convient d’élaborer un cahier de charges suffisamment détaillé. Sans ce document, vous risquez d’établir un appel d’offres peu précis. Il est alors primordial d’analyser vos besoins. Définissez clairement les tâches à sous-traiter.
Un cahier de charges pour un déménagement d’entreprise doit comprendre les éléments suivants :
- le descriptif de l’entreprise pour qui est réalisé le projet ;
- la prestation attendue, notamment le type de matériel à déménager (équipements informatiques, archives, mobiliers, machines, etc.) ;
- l’inventaire de tous les matériels et des volumes à déplacer ;
- la valeur globale des biens à transporter ;
- les contraintes de planning (horaires et date butoir de déménagement) ;
- le plan d’exécution.
Bref, il faut fournir à votre futur collaborateur toutes les informations relatives aux travaux de déménagement. Il pourra ainsi quantifier facilement les ressources techniques et humaines dont il aura besoin afin de mener à bien le projet.
Vérifier la fiabilité du sous-traitant
Vous savez certainement que le déménagement est une profession réglementée en France. Pour avoir le droit d’exercer ce métier, toutes les sociétés de déménagement sont contraintes de respecter certaines règles.
Ces prestataires doivent avant tout être inscrits au RCS (Registre du commerce et des sociétés) et au registre des transporteurs routiers de marchandises.
Ce sont des garanties que le sous-traitant qui vous intéresse :
- remplisse les conditions d’honorabilité ;
- soit basé dans un état membre de l’Union européenne ;
- possède la capacité professionnelle à conduire des véhicules de transport pour le déménagement ;
- dispose de la capacité financière nécessaire à l’exercice de sa profession.
Privilégiez également un prestataire inscrit soit à la CSD (Chambre syndicale du déménagement), soit à l’OTRE (Organisation des transporteurs routiers européens). Cela constitue un gage de fiabilité supplémentaire.
N’oubliez pas non plus de vérifier si le déménageur est certifié pour sa qualité de service. Les certifications qualité ISO ou NF garantissent que le prestataire prend en compte le concept de qualité concernant la gestion de sa société.
S’assurer du sérieux et du professionnalisme du prestataire
Le sérieux et le professionnalisme d’un sous-traitant de déménagement s’évaluent par l’intérêt qu’il porte sur le projet. Assurez-vous qu’il prenne le temps de se déplacer vers l’entreprise pour effectuer une visite technique. Certes, cette démarche n’est pas exigée par la loi. Toutefois, elle permet au déménageur :
- d’estimer le volume des biens à déménager ;
- d’analyser les contraintes liées aux conditions de travail (par exemple, accès au stationnement, nombre d’étages).
Il pourra ainsi définir clairement la logistique à mettre en place. De plus, en étudiant directement l’importance du projet, il sera en mesure d’établir un devis précis.
Vous pourrez profiter de cette visite technique pour expliquer à votre futur collaborateur la disposition du nouveau logement à l’aide des photos. Cela l’aidera à se faire une idée des aspects à considérer sur le lieu de déchargement.
Ne pas négliger les assurances
Si la société de déménagement possède tous les matériels nécessaires à la manutention des objets fragiles, tout se déroulera bien. Toutefois, cela ne signifie pas que vous pouvez faire l’impasse sur la question relative aux assurances. C’est un point essentiel à vérifier avant d’engager qui que ce soit.
N’hésitez donc pas à demander aux candidats sous-traitants un justificatif de leurs garanties. Assurez-vous que la valeur couverte soit supérieure à celle de la totalité des biens de votre client. Il faut aussi vous informer sur les risques couverts.
N’oubliez pas qu’en tant qu’entreprise contractante, vous êtes le seul et unique responsable du projet de déménagement à l’égard de votre client. Ainsi, en cas de dégâts causés par votre sous-traitant, il se retourne à priori contre vous. En collaborant avec un déménageur sérieux, vous pourrez éviter toutes les mauvaises surprises.
Faire jouer la concurrence
Faire jouer la concurrence est une étape cruciale lorsqu’il s’agit de choisir un prestataire. Ne jetez pas votre dévolu sur le premier sous-traitant de déménagement venu. Demandez plusieurs devis et comparez-les. Cela peut vous aider à réaliser d’importantes économies.
Toutefois, ne soyez pas tenté de prendre le parti du devis le moins cher, notamment si le prix proposé est largement inférieur aux autres. D’ailleurs, le tarif ne doit en aucun cas être le seul critère sur lequel vous allez baser votre sélection.
Pour faciliter votre recherche du meilleur sous-traitant de déménagement, vous pouvez compter sur notre service de sous-traitance. Nous vous invitons à cliquer ici pour demander un devis gratuit.