Dans le domaine de la logistique, la gestion des achats figure en tête de liste des activités contribuant au développement d’une entreprise. C’est le point de départ de tous les différents flux et processus, car sans achat, pas de production ni de stockage ni de livraison. Il convient alors d’optimiser ce processus afin d’augmenter les bénéfices. Dans un contexte de rationalisation des coûts et de pression concurrentielle, de nombreuses entreprises se sont tournées vers la sous-traitance de la gestion des achats de marchandise. Découvrez ici comment faire pour la sous-traiter efficacement.
Bien qualifier et sélectionner les sous-traitants
Dans un premier temps, les directions des achats ont pour rôle de vérifier les sous-traitants qui sont en mesure de répondre aux attentes de l’entreprise. Ceci, dans le but de maîtriser les risques juridiques et financiers.
Leur mission consiste à évaluer la santé économique de l’entreprise sous-traitante. À ce titre, les sociétés dotées d’une meilleure performance économique sont à privilégier. Aussi, les éventuelles procédures judiciaires des sous-traitants constituent des éléments cruciaux pour les qualifier. Il est donc essentiel d’effectuer une simulation des coûts de gestion liés à la sous-traitance.
Les autres points importants à vérifier concernent les connaissances des métiers et les compétences dont disposent les sous-traitants. Pour favoriser la sélection, il s’avère de mise de bien définir leurs expériences et leurs connaissances en la matière. Pour cela, il faut contacter et procéder à une séance d’échanges pour dénicher ceux qui correspondent le plus aux besoins de la structure.
Conclure le contrat de la sous-traitance
Avant de conclure le contrat de la sous-traitance, la loi stipule que le donneur d’ordre doit vérifier la conformité de ses sous-traitants. Cette démarche se révèle importante pour limiter le risque de devoir s’acquitter de leurs taxes et cotisations. En effet, si les sous-traitants ne répondent pas à leurs obligations sociales et fiscales, vous, le donneur d’ordre, devrez payer pour eux.
Après cette vérification, vous pouvez maintenant établir votre contrat. Ce document doit contenir des clauses spécifiques visant à assurer le bon déroulement des missions. Il permet également de prévenir les éventuels cas de litiges pouvant avoir lieu entre les parties. Ainsi, sont mentionnés dans un contrat de sous-traitance logistique :
- les objectifs de missions contractées,
- les dénominations sociales des collaborateurs,
- le calendrier d’exécution des missions sur la gestion des achats,
- le prix de prestation convenu entre le donneur d’ordre et le sous-traitant,
- la durée de validité du contrat de sous-traitance,
- les modalités de la résiliation du contrat, de rupture et de sanction en cas du non-respect des clauses et obligations,
- les obligations relatives à chacune des deux parties.
Une fois rédigé, le contrat de sous-traitance logistique doit être signé par les deux parties (le donneur d’ordre et le sous-traitant).
Procéder au suivi des missions et au traitement des factures et paiements
Pour que la sous-traitance de la gestion de vos achats soit une réussite, vous devez procéder au suivi des missions de vos sous-traitants. L’absence du suivi peut entraîner des retards ou une mauvaise exécution des opérations. Ce qui peut conduire à un conflit entre le donneur d’ordre et le prestataire. D’ailleurs, chaque intervenant peut accéder aux clauses indiquées dans le contrat ou aux objectifs fixés dans le cahier des charges.
Par la suite, les données sur l’évaluation des missions sous-traitées sont à transmettre aux directions financières afin de faciliter le traitement des factures. Ce dernier implique à son tour quelques opérations non négligeables, à savoir :
- la validation des mentions légales, comme la dénomination du sous-traitant, la date et le numéro de la facture et le délai de paiement,
- l’identification du bon régime de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée),
- la vérification de la conformité du sous-traitant,
- le contrôle de la correspondance de l’IBAN (International Bank Account Number).
Comme vous pouvez le constater, trouver un prestataire qualifié à la gestion des achats peut s’avérer difficile. Pour vous faciliter la tâche, faites appel à notre service de sous-traitance et obtenez un devis gratuit en cliquant ici.